Retenção na fonte nos recibos verdes: taxas, dispensa e Anexo B

Sumário

• A retenção na fonte não é um imposto adicional. É um pagamento por conta do teu próprio IRS: o cliente entrega parte do teu honorário ao Estado em teu nome e esse valor é abatido ao imposto apurado na declaração anual.
• Em 2026, a taxa sobre rendimentos profissionais da categoria B é de 23% para as atividades nomeadas na tabela do artigo 151.º e de 11,5% para as prestações de serviços que aí não constam pelo nome, incluindo o código residual 1519, “outros prestadores de serviços”.
• Aplica-se 16,5% aos rendimentos de propriedade intelectual ou industrial e 20% aos sujeitos passivos abrangidos pelo incentivo fiscal à investigação científica e inovação.
• Podes pedir dispensa total de retenção se previres auferir menos de 15.000 € de rendimentos da categoria B no ano. O recibo tem de conter a menção “Sem retenção, nos termos do n.º 1 do artigo 101.º-B do Código do IRS”.
• A dispensa é facultativa. Dá-te mais liquidez durante o ano, mas deixa um valor maior por acertar depois da entrega da declaração.
• Só retêm os clientes com contabilidade organizada. Um particular, ou um cliente sediado fora de Portugal, não tem essa obrigação: recebes o valor integral.
• Os montantes retidos são declarados no Quadro 6 do Anexo B da Modelo 3, com o NIF de cada entidade que reteve. O acerto é feito na liquidação.

Introdução

A retenção na fonte nos recibos verdes é uma das primeiras surpresas de quem abre atividade. Emites uma fatura-recibo de 1.000 € no Portal das Finanças, sem IVA por estares no regime de isenção, e o cliente transfere 770 €. Não há erro nenhum: aplicou retenção e entregou 230 € do teu honorário à Autoridade Tributária, em teu nome e com o teu NIF.

Esse dinheiro não desapareceu. Foi IRS cobrado a meio do ano em vez de ser cobrado de uma só vez no fim. Cada euro retido conta para o imposto que tens a pagar.

O que costuma gerar dúvidas não é o conceito, é a aplicação: que clientes têm mesmo de reter, que taxa corresponde ao teu código de atividade, o que muda se pedires a dispensa e onde reaparecem estes valores na declaração. As regras variam consoante a situação de cada um e este texto é informação geral, não aconselhamento fiscal.

O que é a retenção na fonte num recibo verde?

A retenção na fonte num recibo verde é um adiantamento do teu próprio IRS, não um imposto que acresce a ele. O cliente guarda uma percentagem do honorário, normalmente 23% ou 11,5%, e entrega-a à Autoridade Tributária com o teu NIF. Esse valor é depois abatido ao IRS apurado na tua declaração anual.

A lei chama-lhe pagamento por conta do imposto devido a final.

O mecanismo tem o nome de substituição tributária. O cliente ocupa o teu lugar num passo do processo: em vez de seres tu a entregar aquela fatia de IRS mais tarde, é ele que a deduz agora e a entrega ao Estado. O substituto é responsável pelas importâncias retidas e não entregues nos cofres do Estado, ou seja, o risco da transferência é dele e não teu.

Daqui saem duas consequências que pesam mais do que a própria taxa.

A primeira: a retenção nunca é o teu imposto final. O imposto final é calculado sobre o ano inteiro, com todos os rendimentos, a situação familiar, as deduções e os escalões. Só depois se abatem as retenções.

A segunda: a taxa de retenção quase não se relaciona com a tua taxa efetiva. No regime simplificado, só parte da faturação é tributada, porque se aplica um coeficiente: 0,75 aos rendimentos das atividades profissionais da tabela e 0,35 às restantes prestações de serviços. Quem sofre retenção a 23% pode acabar o ano com uma taxa efetiva de IRS bastante mais baixa. Também pode ser mais alta, se acumular com rendimentos de trabalho dependente. É precisamente para isso que existe a declaração anual.

Que clientes retêm o imposto, e quando?

Só retêm os clientes com contabilidade organizada: empresas portuguesas, associações, organismos públicos e profissionais tributados por esse regime. Um particular, um cliente no regime simplificado ou uma empresa sediada fora de Portugal não retêm nada. A retenção acontece no momento em que a fatura é paga, e não na data em que foi emitida.

A obrigação recai sobre as entidades que disponham ou devam dispor de contabilidade organizada. Três situações comuns ficam de fora.

O cliente é um particular. Se fizeres um site para um vizinho ou deres explicações a um aluno, não há empresa nem contabilidade organizada por trás do pagamento. Não há retenção. Emites o recibo pelo valor integral e todo o IRS sobre esse rendimento é acertado mais tarde.

O cliente é trabalhador independente no regime simplificado. A maioria dos pequenos profissionais em Portugal está no simplificado, que não pressupõe contabilidade organizada. Um cliente nessas condições também não é substituto tributário, mesmo sendo um negócio.

O cliente está fora de Portugal. Uma empresa alemã ou norte-americana não está vinculada ao Código do IRS, por isso não retém imposto português. Recebes o valor ilíquido, que continua a ser totalmente tributável em Portugal se fores residente aqui e continua a entrar na tua declaração.

O momento relevante é o do pagamento, não a data da fatura. O imposto é retido quando o valor é pago ou colocado à tua disposição. Uma fatura emitida em dezembro e paga em janeiro pertence, por isso, ao ciclo de janeiro.

O que o cliente tem de fazer depois de reter

O cliente tem três obrigações distintas, e cada uma gera um documento ou um prazo que te diz respeito.

O prazo de entrega do imposto está no artigo 98.º do Código do IRS e as duas obrigações declarativas no artigo 119.º.

Guarda a declaração de janeiro. Esse documento indica, por cliente, o rendimento ilíquido que te foi pago no ano anterior e o imposto retido sobre ele. É com ela que confrontas os teus próprios registos antes de entregares a declaração. Se não chegar até 20 de janeiro, pede-a, porque é uma obrigação legal e não um favor.

A Modelo 10 de fevereiro explica dois pontos. É por causa dela que alguns dados de retenção já aparecem preenchidos quando abres a tua declaração, e é também por causa dela que um cliente que declare tarde ou com erros deixa lacunas nesses valores. Os valores que contam são os dos teus recibos e os da declaração de janeiro.

A tua atividade é retida a 23% ou a 11,5%?

A retenção é de 23% quando a atividade está prevista pelo nome na tabela de atividades profissionais, e de 11,5% quando não está, incluindo o código residual 1519, “outros prestadores de serviços”. Os rendimentos de propriedade intelectual ou industrial são retidos a 16,5% e aplica-se 20% aos sujeitos passivos abrangidos pelo incentivo à investigação científica e inovação. É o código da tua abertura de atividade que decide.

As taxas constam do artigo 101.º do Código do IRS.

O que significa “tabela de atividades”

Ao abrires atividade escolhes um código. Uns profissionais escolhem um código da CAE, outros escolhem da tabela de atividades profissionais anexa ao Código do IRS, a que o artigo 151.º se refere. Esta segunda lista nomeia profissões diretamente: advogados, arquitetos, médicos, engenheiros, tradutores, designers, atores, economistas e muitas outras.

A taxa de 23% aplica-se apenas aos rendimentos de atividades especificamente previstas nessa tabela. É esse o critério legal, e é mais estreito do que parece. Não basta que a atividade seja profissional ou que se pareça com uma das profissões listadas: tem de lá estar pelo nome.

Porque é que o código 1519 é retido a 11,5%

O código 1519, “outros prestadores de serviços”, fecha a tabela como categoria residual, para o trabalho que não corresponde a nenhuma profissão nomeada. Muitos profissionais estão registados nele: consultores, gestores de marketing digital, prestadores de serviços de informática em geral, assistentes virtuais.

Como o 1519 não descreve nenhuma profissão em concreto, o rendimento obtido ao seu abrigo não é rendimento de uma atividade “especificamente prevista” na tabela. Por isso, a taxa de retenção aplicável aos rendimentos do código 1519 é de 11,5% e não de 23%, como já ficou fixado por entendimento vinculativo.

A diferença é grande. Num honorário de 1.000 €, são 115 € retidos em vez de 230 €. Se um cliente te tem aplicado 23% em faturas emitidas ao abrigo do 1519, está a reter praticamente o dobro do que a lei exige. O dinheiro não se perde, mas fica nos cofres do Estado até ao verão seguinte, em vez de ficar na tua conta. Confirma que código consta da tua abertura de atividade antes de assumires uma taxa. Vale a pena rever isso quando abres atividade ou organizas a gestão dos recibos verdes.

Sobre que valor incide a taxa

A taxa incide sobre o honorário ilíquido, antes do IVA. O artigo 101.º é explícito neste ponto: aplica-se ao rendimento ilíquido sujeito a retenção, antes da liquidação do IVA.

Um exemplo torna a ordem das operações clara. Honorário de 1.000 €, com IVA a 23% e retenção a 23%:

O IVA nunca é tocado pela retenção. Nem sequer é dinheiro teu: cobra-lo ao cliente e entregas-lo ao Estado na declaração periódica.

Há dois pormenores que passam despercebidos com frequência. As despesas suportadas em nome e por conta do cliente, e os custos de deslocação e alojamento debitados ao cliente, estão dispensados de retenção, mas só quando se reúnem três condições ao mesmo tempo. Têm de estar devidamente documentados, corresponder a serviços prestados por terceiros e poder ser claramente imputados, na totalidade, a um cliente identificado. O segundo pormenor são as faturas mistas. Quando um técnico debita peças e horas no mesmo documento, a retenção incide apenas sobre a mão de obra se as duas parcelas estiverem discriminadas. Se não estiverem, incide sobre o valor total.

Para veres o que um determinado nível de honorários significa como posição fiscal anual, e não como desconto mensal, a calculadora de perfil fiscal parte do teu quadro de rendimentos completo em vez de uma fatura isolada.

Podes deixar de sofrer retenção?

Podes, se previres auferir menos de 15.000 € de rendimentos da categoria B no ano. Nesse caso emites os recibos verdes sem retenção nenhuma. Chama-se dispensa de retenção na fonte e é invocada por ti, recibo a recibo. É facultativa, não depende do acordo do cliente e não reduz o imposto que tens a pagar: só muda o momento em que o pagas.

A dispensa está prevista no artigo 101.º-B do Código do IRS. O limite não está fixado em número no Código do IRS: a norma remete para o limite de isenção de IVA, que é atualmente de 15.000 € de volume de negócios anual. Quando esse limite mudar, o limite da dispensa muda com ele.

As três condições

Tens de prever ficar abaixo do limite. O critério é a previsão de rendimentos do ano em curso. No primeiro ano de atividade, é a estimativa que indicaste na abertura de atividade.

Não podes ter ultrapassado o limite no ano anterior. Quem auferiu 15.000 € ou mais no ano anterior não pode usar a dispensa no ano em curso.

Não abrange comissões de intermediação. As comissões pela intermediação na celebração de contratos estão excluídas da dispensa e são sempre sujeitas a retenção.

Como se invoca

A dispensa é facultativa e é invocada por ti, não é concedida automaticamente. Aplicas a dispensa no momento de emitir o recibo: no formulário da fatura-recibo do Portal das Finanças selecionas a opção de não haver retenção. O documento passa então a conter a menção exata “Sem retenção, nos termos do n.º 1 do artigo 101.º-B do Código do IRS”. É essa frase que permite ao cliente pagar-te o valor integral sem faltar às obrigações dele. Se ainda não te sentes à vontade com os ecrãs de emissão, o guia passo a passo do Portal das Finanças mostra onde ficam estes campos.

Quando a dispensa cessa

A dispensa cessa no mês seguinte àquele em que o limite de 15.000 € for atingido. Se o rendimento acumulado da categoria B ultrapassar o limite durante setembro, a retenção começa nos recibos emitidos a partir de outubro. Os recibos emitidos antes disso sem retenção continuam válidos e não se corrigem retroativamente.

Há ainda uma regra que joga a teu favor, independentemente do nível de rendimento: não há retenção quando o montante de cada retenção for inferior a 25 €. A uma taxa de 23%, isso abrange faturas até cerca de 109 €.

O impacto da dispensa na tesouraria

Pedir a dispensa não reduz o imposto. Desloca-o no tempo. Cada euro não retido durante o ano é um euro que terás de ter disponível quando a liquidação chegar.

Para um profissional com 14.000 € de rendimento e uma taxa de retenção de 23%, o contraste é este:

Nenhuma das colunas é a resposta certa para toda a gente. A retenção adapta-se a quem prefere pagar o imposto aos bocados e não quer uma nota em agosto. A dispensa adapta-se a quem tem tesouraria apertada ou irregular e prefere manter o dinheiro a trabalhar e guardá-lo por conta própria. O risco está na disciplina: se optares pela dispensa, transfere o valor equivalente para uma conta separada à medida que cada fatura é paga.

Há uma segunda camada. Quem não sofre retenção na fonte pode ficar sujeito a pagamentos por conta, três entregas com vencimento a 20 de julho, 20 de setembro e 20 de dezembro, calculadas pela Autoridade Tributária a partir da declaração anterior. Não são exigidos quando o valor calculado fica abaixo de 50 €. Ou seja, a escolha nem sempre é entre “retenção ou nada”: pode tornar-se “retenção ou prestações”.

O que acontece ao dinheiro retido?

O imposto retido regressa pela declaração anual. Declaras os valores no Quadro 6 do Anexo B da Modelo 3, com o NIF de cada entidade que reteve. A Autoridade Tributária compara o IRS apurado sobre o ano inteiro com tudo o que já foi cobrado e acerta a diferença. Essa diferença tanto pode ser um reembolso como um pagamento, consoante os teus números.

O Anexo B é o anexo dos rendimentos empresariais e profissionais. A declaração é entregue entre 1 de abril e 30 de junho, relativamente aos rendimentos do ano anterior.

A parte que interessa é o Quadro 6 do Anexo B, dedicado às retenções e aos pagamentos por conta. A estrutura é simples:

O campo 601 não é o total do que faturaste: é apenas a parte que foi sujeita a retenção. Se parte do ano correu com dispensa, ou se tiveste clientes particulares e estrangeiros, esses rendimentos entram no Quadro 4 do Anexo B como rendimento normal, mas ficam fora do 601. É um dos enganos mais frequentes no preenchimento.

Identificar cada entidade separadamente nos campos 604 e seguintes é o que permite à Autoridade Tributária cruzar os teus valores com as Modelo 10 que os teus clientes entregaram em fevereiro. Divergências entre os dois lados são um motivo habitual para uma declaração ficar marcada para validação.

Entregue a declaração dentro do prazo, a liquidação é emitida até 31 de julho e o pagamento ou o reembolso resultante vence até 31 de agosto. O que recebes ou pagas é a diferença entre o IRS apurado e tudo o que já foi cobrado durante o ano. Se essa diferença é reembolso ou pagamento depende inteiramente dos teus rendimentos, das tuas deduções e da tua situação familiar. Não há um resultado padrão.

Se o teu ano envolveu vários clientes, tipos de rendimento diferentes ou mudança de regime, faz sentido ter a declaração Modelo 3 preparada e revista antes de a submeteres. As regras de entrega do IRS como trabalhador independente mostram o que mais pertence à mesma declaração.

E se o cliente reteve um valor errado?

Uma taxa errada não altera o imposto que tens a pagar pelo ano. Como a retenção da categoria B é um pagamento por conta, altera apenas quanto já foi cobrado, e a liquidação anual corrige a diferença. Declara no Quadro 6 o valor que foi efetivamente retido, e não o que deveria ter sido, e pede ao cliente que aplique a taxa correta a partir do recibo seguinte.

Isto não é só lógica prática, é a posição legal. O sujeito passivo pode normalmente reclamar de uma retenção, exceto quando a retenção tenha a natureza de pagamento por conta do imposto devido a final, que é exatamente o caso aqui. Não há uma via de impugnação autónoma contra uma retenção da categoria B, porque a declaração anual já a resolve.

Se o cliente reteve a mais, por exemplo 23% sobre rendimento que deveria ser retido a 11,5%, avisa-o. Pede que aplique a taxa correta nos recibos seguintes e que emita a declaração do ano corrigida. Um substituto que já entregou imposto em excesso compensa esse excesso nas entregas seguintes da mesma natureza, dentro do mesmo ano. Do teu lado, declara no Quadro 6 o valor que foi efetivamente retido. O imposto retido a mais não se perde: aumenta o montante já cobrado por conta do imposto final.

Se o cliente reteve a menos, ou não reteve quando devia, o imposto continua a ter de ser pago, por ti. Quando a retenção tem a natureza de pagamento por conta, cabe ao sujeito passivo a responsabilidade originária pelo imposto não retido e ao substituto apenas a responsabilidade subsidiária. Declara o que foi retido na realidade, não o que deveria ter sido.

Se a Modelo 10 do cliente não coincidir com os teus recibos, entrega a declaração com base nos teus próprios documentos. Os valores pré-preenchidos são uma comodidade, não o registo legal.

O erro que vale mesmo a pena corrigir de imediato é um código de atividade errado na tua abertura de atividade, porque produz a taxa errada em todas as faturas futuras e não apenas numa. O glossário fiscal português explica os termos que vais encontrar nestes formulários, e o calendário fiscal mostra como os prazos da retenção, do IVA e do IRS se distribuem ao longo do ano.